「内容証明郵便」をインターネットで作れる「電子内容証明(e内容証明)」

メリットの多い新サービス「電子内容証明」とは?

訴訟も辞さないとの決意を示す「内容証明郵便」とは?では、文書による「内容証明郵便」の概要をご説明しました。

ただ、敷金をしっかりと取り返すためとはいえ、色々と面倒な手順を踏まなければいけないのも事実です。

そこで、おすすめなのがインターネットを使った「電子内容証明(e内容証明)」です。

「電子内容証明(e内容証明)」専用Webサイト

「電子内容証明」のメリット

「電子内容証明」には以下のようなメリットがあります。

  • ネットで完結
  • 24時間いつでも発送可能
  • 郵便局に行く必要なし
  • 文字数に制限なし
  • 印刷不要
  • 印鑑不要
  • 封筒不要

さらに、

  • 完全同文内容証明
  • 不完全同文内容証明

に対応しているので、複数の受取人に対して、同じ文面の内容証明を簡単に出すことが可能です。
また、一度に100通まで一括で出すことができ、料金も個別に出すよりも安くなっています。

「電子内容証明」の料金

「電子内容証明」の料金は以下のようになっています。

■郵便料金
82円

■内容証明関連料金
<1>電子郵便料金
①電子内容証明文書1枚目…15円
②電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに(5枚まで)…5円

<2>内容証明料金
①電子内容証明文書1枚目…375円
②電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに(5枚まで)…353円
③同文内容証明(2通目以降1通ごとに(100通まで))…206円

<3>謄本送付料金
①通常送付…298円
②一括送付(受取人数100人まで)…494円

<4>一般書留料金
430円

例えば、内容証明文書が3枚(約1500文字)の場合、262円お得になります。

「電子内容証明(e内容証明)」は文書での「内容証明郵便」よりお得

出典:e内容証明(電子内容証明サービス) – 日本郵便

  • 配達証明…310円
  • 速達…280円

をオプションとして併せて利用することも可能です。

手軽な上に、料金が安くなるのですから、コンピュータを使える環境であれば利用しない手はありません。

「電子内容証明」利用上の注意

「電子内容証明」を利用する際の注意点として以下が挙げられます。

  • 利用者登録が必要
  • Microsoft Office(マイクロソフトオフィス)のWord(ワード)を搭載したPCが必要
  • 海外への送付、海外から日本への送付は不可

支払いはクレジットカードがないと少し面倒

前項でご説明した料金は、クレジットカードか料金後納という方法で支払います。
クレジットカードは以下の5種類とVISAデビットカードが利用可能です。

  • American Express
  • Diners
  • JCB
  • VISA
  • MasterCard

料金後納は、事前に取り扱い郵便局に出向いて承認を受ける必要がありますので、おすすめできません。

「電子内容証明」新規利用の流れ

「電子内容証明」を利用するには、まず「電子内容証明(e内容証明)」専用Webサイトにアクセスします。
右クリックをして、【新しいタブで開く】か【新しいウインドウで開く】を選ぶと記事を読みながら進められます。

まずは仮登録

画面の右上にある【新規利用登録】をクリックし、画面が変わったら【次に進む】をクリックして仮登録を行います。
その際、

  • メールアドレス
  • パスワード

の入力が必要です。

次に本登録へ

仮登録が終了すると、登録したメールアドレスに【本登録用リンク】が書かれたメールが届きます。
リンクをくりっくすると、本登録開始画面が表示されますので、メールアドレスとパスワードを入力して【ログイン】をクリックします。

次に表示される画面の上部には、2016年4月2日以前の利用者に向けた入力欄があります。
ほとんどの方が該当しないと思いますので、ここはスルーして画面の下段へ進んでください。

画面の下段には

  • お名前/漢字(必須)
  • お名前/フリガナ(必須)
  • 郵便番号(必須)
  • 都道府県(必須)
  • 市区町村(必須)
  • 町域名(必須)
  • 丁目・番地等
  • アパート・ビル・マンション
  • 電話番号(必須)
  • 会社名
  • 部署名
  • 秘密の質問(必須)
  • 秘密の質問の答え(必須)

を入力する欄がありますので、入力を行い【次へ進む】をクリックします。

入力内容の確認をすると、決済方法の選択画面となります。

  • クレジット決済
  • 料金後納

から選べますが、前述のとおり、クレジット決済をオススメします。
クレジットカードの情報を入力すれば本登録が完了です。そのまま内容証明文書を作成する場合は【ログイン】をクリックします。

会員専用メニューから文章をアップロード

ログインすると、会員専用メニューの画面が表示されます。
まずは差出し方法を以下の3種類から選ぶ必要があります。

  • かんたん差出し
  • 差出し
  • 差込差出し

表示画面にそれぞれの差出し方法の説明が書かれていますが、ほとんどの方が1通の内容証明文書を1人(1社)に発送する「かんたん差出し」を選ぶことになると思われます。

次に文書ファイルをアップロードする画面が表示されます。
文章は直接書くのではなく、事前に書いておいたファイルをアップロードする形になります。

こちらのページから

  1. サービス概要やご利用方法が書かれた操作マニュアル
  2. 文章ファイルのひな形(A4縦・横)
  3. 差込差出し用ファイルのひな形

をダウンロードすることができます。
「2」のひな形をワード(Word)で開いて、事前に文章を作成してきましょう。
サイズはA4縦が一般的です。

ダウンロードしたワードファイルには、下部に空白があります。そこには差出人や受取人の氏名・住所などが挿入されますので、空けたまま使用してください。

差出人、受取人の情報を入力

ファイルのアップロードが完了すると、差出人に関する情報を入力する画面が表示されます。
最下部の【差出人の氏名、住所を自動挿入】は【する】を選び、【次へ進む】をクリックします。

次に受取人に関する情報を入力する画面になります。下部の4欄は以下のように入力します。

  • 【受取人の氏名、住所を自動挿入】    …する
  • 【受取人への正本に「配達証明」を付与】 …する
  • 【受取人への正本に「速達」を付与】   …しない
  • 【受取人の正本に「親展」を付与】    …しない

10年の時効消滅が目前、といった緊急の場合には、3番目の【受取人への正本に「速達」を付与】を【する】にして、速達での送付を希望しましょう。

「受取人は大家さんと不動産屋さんのどちらにするべきか」は、「内容証明郵便」で訴訟も辞さないとの決意を示そう!をお読みください。

最後に記入した内容確認を行い、【次へ進む】をクリックします。

作成した文書を最終確認

最終確認画面では、まず【文書確認】の方法を選びます。

【文書イメージを、ブラウザで確認する。】が推奨されていますが、PCにダウンロードをして確認する意味では、下の【文書イメージを、イメージファイルをダウンロードして確認する。】方をオススメします。

続いて、差出人と受取人の名前・住所、料金を確認します。
【確認】をクリックして、ブラウザあるいはダウンロードで文書を確認します。

「差出人宛謄本」とは?

「内容証明郵便」で訴訟も辞さないとの決意を示そう!でもご紹介しましたが、内容証明郵便の証明文書は、

  • 相手に発送する分
  • 郵便局が証明のために保存する分
  • 差出人(あなた)が手元に保存する分

の合計3通を作成する必要があります。もちろん、内容はすべて同じものです。この確認画面で書かれている【差出人宛謄本】は、差出人であるあなた宛に簡易書留で発送され、手元で保管しておく文書のことです。

最終チェック後にクレジットカード決済

文書の内容に間違いがなければ【確認済み】をクリックします。
同時に、ボタンの上に表示されている【謄本返送料金】も確認しておきます。

続いて表示される各料金や合計金額を確認し、【確認済】をクリックします。

すべての最終確認を終えたら、

  • 文書内容を確認しました。
  • 料金を確認しました。

の2つにチェックを入れて、【差出し】をクリックします。

差出しが完了すると、クレジットカードの決済画面が表示されます。
【次へ】→【購入】の順でクリックしてください。

まとめ

以上が「電子内容証明」の概要です。

手続きの最終画面では2通分の書留引受番号が表示されますので、念のために印刷かメモをしておきましょう。

ほどなくして、あなたが保管しておくべき謄本が簡易書留で届きます。
万が一、訴訟(裁判)へと発展した場合に重要な証拠となりますので、しっかりと保管しておいてください。

訴訟に関する内容は以下の記事を参考にしてください。

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